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Hochzeitsdienstleister finden: Fotograf, Catering, DJ — die Checkliste

Gute Hochzeitsfotografen sind 12 Monate vorher ausgebucht. DJs verlangen Anzahlungen, bevor ihr sie je auf einer Hochzeit erlebt habt. Und beim Catering verstecken sich die eigentlichen Kosten oft im Kleingedruckten. Dieser Ratgeber zeigt euch, wie ihr die richtigen Dienstleister findet — und worauf ihr bei Verträgen achten müsst.

Die wichtigste Regel vorab

Bucht nie nach dem ersten Gespräch. Nehmt euch Zeit, vergleicht mindestens drei Angebote pro Kategorie, und lest jeden Vertrag vor der Unterschrift komplett durch. Stornierungskonditionen, Anzahlungshöhe und was bei Ausfall passiert — das steht selten im Angebot, aber immer im Vertrag.

Fotograf

Vorlauf

12 Monate

Preisrange

1.500–4.000 €

Diese Fragen stellt ihr beim Erstgespräch

  • Habt ihr Reportage-Portfolio von ganzen Hochzeitstagen — nicht nur Pärchen-Sessions?
  • Wie viele bearbeitete Bilder sind im Paket enthalten?
  • Wann bekommt ihr die fertigen Bilder? (Standard: 4–8 Wochen)
  • Was passiert bei Krankheit des Fotografen? Gibt es eine Vertretungsregelung?
  • Wer hält das Urheberrecht — könnt ihr die Bilder uneingeschränkt teilen?

Vorsicht bei Fotografen, die nur ihr Instagram-Portfolio zeigen. Fragt explizit nach dem Bildmaterial von anderen Hochzeiten.

Catering

Vorlauf

9–12 Monate

Preisrange

70–130 € pro Person

Diese Fragen stellt ihr beim Erstgespräch

  • Ist die Location-Küche groß genug für die gewünschte Gästezahl?
  • Wie wird mit Allergien und Unverträglichkeiten umgegangen?
  • Ist eine Kostprobe im Preis inbegriffen?
  • Ist der Auf- und Abbau im Preis enthalten?
  • Wie viele Servicekräfte sind geplant? (Faustregel: 1 pro 10 Gäste)

Mindestverbrauch und Servicepauschalen können das Angebot deutlich verteuern. Lest die Nebenkosten im Vertrag sorgfältig durch.

DJ

Vorlauf

9–12 Monate

Preisrange

800–2.500 €

Diese Fragen stellt ihr beim Erstgespräch

  • Hat der DJ Erfahrung mit Hochzeiten — oder nur mit Club-Events?
  • Könnt ihr eine Wunschliste einreichen? Und eine Verbotsliste?
  • Wie lange dauert der Auf- und Abbau? Wann muss der DJ rein?
  • Was passiert bei technischem Ausfall? Hat er Backup-Equipment?
  • Ist eine Testmischung oder ein Kennenlerngespräch möglich?

Viele DJs verlangen Anzahlung bei Buchung. Achtet darauf, dass die Stornierungskonditionen klar geregelt sind.

Floristen

Vorlauf

6–9 Monate

Preisrange

500–3.000 €

Diese Fragen stellt ihr beim Erstgespräch

  • Kennt der Florist eure Wunschfarben und den Stil der Location?
  • Werden saisonale oder exotische Blumen verwendet? (Preisunterschied bis 60 %)
  • Wann werden Brautstrauß und Tischdeko geliefert?
  • Gibt es eine Rücknahme der Vasen und Dekorationselemente?
  • Könnt ihr ein Muster-Arrangement vorab sehen?

Exotische Blumen wie Pfingstrosen oder Maiglöckchen sind außerhalb ihrer Saison deutlich teurer. Plant saisonflexibel.

Wo findet ihr Hochzeitsdienstleister?

Instagram

Sucht nach Hashtags wie #hochzeitsfotograf[stadt] oder #hochzeit2026. Fotos spiegeln den Stil wider — aber fragt immer nach dem Hochzeits-Portfolio.

Google Maps & Bewertungen

Lokale Dienstleister mit echten Bewertungen. Lest negative Bewertungen aufmerksam — wie auf Kritik reagiert wird, sagt viel aus.

Empfehlungen der Location

Viele Locations haben Preferred-Vendor-Listen. Das sind Dienstleister, die sie kennen und empfehlen — ein gutes Startpunkt.

Hochzeits-Facebook-Gruppen

Regionale Gruppen wie 'Heiraten in [Stadt]' sind aktiv und ehrlich. Fragt nach persönlichen Erfahrungen — ihr bekommt echte Empfehlungen.